Utilizat in mod necorespunzator, e-mail-ul poate crea tot felul de probleme , de la pierderea proprietatii intelectuale la revendicari care tin de hartuirea sexuala. Iata cateva sfaturi pentru a utiliza e-mail-ul intr-o maniera care sa tina cont de securitate.

1.Ganditi-va la e-mail ca la o carte postala, nu o scrisoare
E-mail-urile dumneavostra pot fi inspectate de companiei oricand inainte sau dupa ce au fost trimise. Abtineti-va de la barfe, speculatii privind partenerii sau competitorii companiei, glume nesarate, sarcasm si atacuri.

2. Fiti atenti la tipul de informatii trimise
Pastrati informatiile sensibile legate de companie si cele cu proprietate intelectuala departe de e-mail-uri daca nu sunt codate sau nu aveti permisiunea de a le trimite. Folositi codarea si un mecanism de certificare cand trimiteti date sensibile in afara companiei.

3. Acordati mai mult timp. Recititi un e-mail inainte de a-l trimite
Daca e posibil, salvati-l ca schita si recititi-l mai tarziu. Timpul va va permite sa il priviti intr-un mod critic in ceea ce priveste continutul si tonul.

4.Cunoasteti-va listele de e-mail
Continutul trebuie sa fie adecvat pentru toti dintr-o lista de e-mail. Asa ca daca lista „Echipa de proiect” include contractori, informatia din e-mail nu trebuie sa fie inaccesibile acestor persoane.

5. Cunoasteti-va adresele
Inainte de a trimite e-mail-ul, verificati toate adresele pentru a va asigura ca prin caracteristica de autocompletare a adresei nu a fost adaugat in lista cineva caruia nu doriti sa ii trimiteti. Folositi campul „bcc” astfel incat cei care primesc sa nu vada adresele celorlati si pentru a nu crea un sir de mesaje „ Replay All”.

6. Folositi text lizibil
E-mail-ul text este preferat intotdeauna. Folositi HTML numai cand este necesar.

7. Evitati forward-area
Lanturi de scrisori, spam, glume, clipuri audio si video, si alte fenomene specifice culturii Internetului sunt interzise. Cunoaste-ti si ce politica are compania pentru „ office spam”.

8. Nu fiti subtili
E-mail-ul este obtuz. Nu comunica bine nuante ca sarcasm si fustrare. Fiti clari si concisi; Ar putea fi interpretat gresit ca orice, de la un atac personal la flirtare nepotrivita.

9. Folositi-va bunul-simt
Daca ceva nu pare potrivit, opriti-va inainte de a trimite. Consultati-va CISO-ul (chief information security officer). Sau pur si simplu mai incercati o data.

Sursa: CSOonline.com